Zijn netwerkafspraken wel nodig?

Sta je op een netwerkbijeenkomst. Je hebt een leuk gesprek met onbekende. En dan komt het spontaan tot een afspraak want er zijn aanknopingspunten. “Natuurlijk laten we afspreken. Onze relatie verdiepen. Kijken wat we voor elkaar kunnen betekenen. Interessant wat je net te vertellen had.” “Oké waar is jouw kantoor? Oh in Groningen. Ik zit in Breda. Laten we elkaar anders halverwege ontmoeten. Apeldoorn, bij dat grote wegrestaurant met die grote vogel voor de deur, is dat iets?” “Ja dat lijkt me goed”: Antwoordt de ander enthousiast. Nadat de datum en tijd zijn genoteerd is de afspraak gemaakt.

Dan is het moment daar dat je elkaar gaat ontmoeten. Alleen dan is er plotseling het besef dat je een kleine twee uur moet reizen. Terwijl je eigenlijk al zo druk bent. Er is verder niet iemand in die richting of buurt waar je eventueel ook nog een bezoekje kunt brengen. Afzeggen vind je geen optie omdat je betrouwbaar wil overkomen. En als je gaat… zorg dan dat je afspraak effectief is. Hieronder volgen een aantal tips om je afspraken effectief te houden.

Is een afspraak nodig? Het is een open deur maar vraag je altijd af of het van maken een afspraak echt nodig is. Kun je de ander niet op een volgende of andere gelegenheid ontmoeten waar jullie beiden toch moeten zijn. Moet jezelf echt reizen of kan de ander makkelijker bij jou op bezoek komen? Soms is het mogelijk meerdere afspraken achtereen te plannen. Alleen let op als een van deze afspraken vervalt zit je met een gat in je agenda.

Voorkom teleurstelling Moet je ver reizen? Bel je afspraak dan een dag van te voren en vraag of de ander de afspraak ook in zijn of haar agenda heeft staan. Je zult namelijk niet de eerste zijn die op de plaats van afspraak komt en de ander in geen velden of wegen is te bekennen. En dan maar even bellen met degene waarmee je een afspraak hebt. “Hebben we een afspraak? Nee, ik heb niets in mijn agenda staan. Nu je het zegt je hebt mij inderdaad een mail gestuurd. Ik zou toch niet de verkeerde afspraak in mijn agenda hebben gedeletet? Vervelend alleen ben ik nu niet in de buurt.” Daar sta je dan….

Is fysiek afspreken noodzakelijk? Vraag jezelf of je elkaar fysiek moet ontmoeten. Wat is de meerwaarde ervan voor het gesprek? Als je elkaar al kent dan weet je hoe de ander in het echt is. Misschien ken je zijn reacties (humor) ook goed genoeg? Weet je hoe hij zich gedraagt. Op afstand elkaar via bijvoorbeeld een Skype- of Facetimeverbinding ontmoeten kan dan toch ook? En het heeft vaak de voorkeur omdat je elkaar ook kunt zien. Non-verbaal contact blijft belangrijk. Een old-skool telefoongesprek kan ook. Aan de telefoon kan je vaak sneller ter zake komen.

Wees je bewust van je tijd. Het is bewezen dat de tijd die jezelf geeft voor een taak ook verbruikt. Dus een taak van een dag zal ook een dag duren terwijl je het werk in een halve dag had kunnen doen. Dit geldt ook voor afspraken en/of vergaderingen. Staat er twee uur, ook met weinig agendapunten, dan zal de vergadering zeker twee uur duren. Bedenk daarom hoelang je afspraak mag duren.

Zorg voor een agenda. Wat is het doel van de afspraak? Hoe ziet jouw agenda eruit? Welke zaken wil je minimaal hebben besproken? Deel van te voren met je gesprekspartner wat voor jou het doel van het gesprek is en hoe jouw agenda eruitziet. Spreek je verwachtingen uit. Zodat beiden iets aan het gesprek hebben gehad en je afspraak effectief verliep.

Mijn eerste afspraak. Als je iemand spreekt die je nog niet hebt ontmoet. Doe dan eerst je huiswerk. Wat weet je van de persoon? Kun je iets vinden over de persoon en zijn organisatie op het internet? Of is er iemand uit zijn directe omgeving die je meer kan vertellen over de persoon? Dit is niet roddelen maar handig om de juiste vragen te kunnen stellen en daarnaast is het voor je gesprekspartner duidelijk dat je moeite hebt gedaan om de ander beter te leren kennen.